物料编码一旦出错，后续修改也相当的困难，所以物料编码相当于大厦的地基，一开始就应该务必正确，或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否，是整个PDM/ERP信息化的基石。
物料编码对于制造产业而言，是一项非常专业而艰巨困难的工作，许多企业曾经重复三次/五次修改物料的编码原则，仍然认为公司使用的物料编码技术有许多问题或困难，但却又似乎找不到更好的解决方案。尤其，编码规则订定容易，但是订定的好或不好，却会影响整个公司的营运效率，因为料号只要编订一次，但是一旦料号编订之后，每天公司的研发、制工、营业、生管、物控、采购、品管、仓管、制造、外包、成本、售后服务、进出口……等部门的数十人、数百人、数千人或数万人的员工，都要使用这个物料编号来工作，这个影响企业经营绩效的层面是非常重大的。物料编码一旦出错，后续修改也相当的困难，所以物料编码相当于大厦的地基，一开始就应该务必正确，或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否，是整个PDM/ERP信息化的基石。为了协助许多在物料编码上发生困扰的企业找到解决方案，我根据多年来辅导企业经营管理和企业全面信息化的经验，希望能帮助客户从根本上解决物料编码问题。
如何判断物料编号规则制定的合理与否
在编订物料编号的时候，必须先思考下列几个关键问题：
1）高效性
既然物料编码是企业内部几乎每一个部门的每一个人员每一天的工作都要处理无数次的事项，如何让每一个使用者快速有效率的查询、输入物料编码，对经营成本和效益是一个至关重大的事件，高阶经营主管不能不加以关心，并且必须对物料编码原则加以明确的下决策，以确保公司所使用的物料编码是相当具备效率性的做法。
2）易学性
一个企业的员工是会不断流入，也会不断流出的，规模越大的企业，人员流进流出的数量当然会比较多，如何让新进员工在到职后的最短时间内完全掌握状况，将可以避免人员因为工作交接上的失误所造成的损失。如果能够让新进员工减少记忆的事项，让学习曲线缩短，却又能够把工作做得很好，这种物料编码原则将会是一个比较好又合理的管理制度。
3）扩充性(成长性)
一个企业的规模是可以不断成长扩大的，不仅是在人数上的成长扩大，厂别会扩大增加，营业所或办室处会扩大增加，子公司也会扩大增加，产品类别会扩大增加，事业处别会扩大增加，公司跨越国家的投资也会扩大增加，当一个制造产业的物料编码规划人员，就必须要为公司长远的扩大发展做思考，如何在企业发展到像飞利浦或奇异(GE)的规模的时候，您的物料编码原则仍然是一个有效的编码制度。
4）明确性
物料编码原则必须订定得非常严谨，避免不明确的编码规则，例如有许多公司在编码规则里订定一个：“其它类”，这种不明确的编码原则会制造许多日后工作上的困扰。又如：“包装类”，这也是一种模糊不明确的编码规则，到底是纸箱、隔板、保丽龙、塑料袋、卷标、说明书、保证书、内标、产地标、栈板、木箱……等，应该一项一项明确区分订义出编码原则。毕竟纸箱和卷标一定有不同的编码规则，不应该合并在同一种大分类里。
5）可分析性
物料编码不仅仅是在每个部门的日常工作上会使用到，还必须要在高阶主管和中阶主管的经分析管理体系中应用到。包括：BY产品类别、BY机种(机型或Model No)、BY用途别、BY物料类别、BY产地别、BY产品家族……等。如何规划料号编码规则，以及相关物料基本资料的数据结构，确实是一门非常重要的学问。
物料的定义和包含的范围
所谓物料，包括了：原材料、间接物料、制成品、半成品、商品、维修零组件……等用于直接投入产品生产制造，或间接辅助生产制造，或是用于营业部门销售的产品，或是用于厂内机器维修用途……等物料。除了上述物料项目之外，一个产业所会使用到的：图号、固定资产、模具、工具、治具、夹具、网版……等等，也都会牵涉到编码的问题，其编码的规划原则都是相同或类似的，我们在此先对于所有公司生产营运上使用到之物料的定义加以说明如下：
1）原材料：是指从供料厂商购买取得之货品，而且必须是要投入车间(生产线)加工制造之后，才能产生另外一种产出品，再可以进行出售的原始货品。例如：纺织业使用的纱，注塑成型业使用的ABS塑料，电子业使用的IC半导体，化工业使用的硝酸……等；
2）间接物料：是指从供料厂商购买取得之货品，但是间接用于生产制造之用途，或是因为其成本价格太小，在制造成本中根本无法／也不需要表达的货品。例如：手套、打包袋、去渍油、润滑机油……等；
3）制成品：经由公司厂内自制，或经由委外加工完成之最终产品，可供销货之完成品；
4）半成品：经由公司厂内自制，或经由委外加工生产之未完成货品，可以再经由生产领用，或外包领用的作业，继续进行生产加工之货品；
5）商品：直接向供货厂商订购，不需要经过生产加工过程，即可直接销售之货品；
6）受托加工品：客户因为委托加工而提供进厂的物料，因为该类物料并非公司采购之原材料，必须另行编码控管；
7）维修零组件：用于保养或维修机器设备，厂房设施而使用之零组件，或备品，而非用于直接生产的物料项目；
8）固定资产类物料：在请购/采购/验收过程中，尚未编订固定资产编号之前，固定资产类的物料是否有需要编码，又该如何编码 ；
9）费用类物料：日常在公司或工厂内部会使用，或消耗掉的物料，属于费用类的项目，是否有需要编码，又该如何编码 。
编码长度之规划和迷失陷井
1）编码长度是否具备高度的工作效率
对于一个已经实施全面信息化的企业而言，物料编码在产业中的使用，几乎遍及公司98%的部门，研发、制工、营业、采购、生管、物控、仓管、品管、制造、委外加工、财务、会计、制造成本、储运……等部门，都和物料编码有着密切的关系。如果物料编码的码数越长，就表示公司每个同仁的工作效率将会越差，每个人的工作产值也必然越少。但是，如果编码长度太短，却又无法充份表达物料的特性，而可能容易造成工作失误，或造成新进同仁的学习曲线太长，增加公司营运成本。因此，如何适当的规划各种物料的编码长度，就是一门考验承办人智能的重大工作。最理想的编码长度约为12至15码；
2）不同大分类的物料，不必强制规定相同长度的编码，或使用相同规则：
不同类别的物料，没有必要强制规定使用相同长度的编码，也没有必要使用同一种编码规则。例如：PCB印刷电路板和Resistor电阻，这两种不同类别的物料是否一定要使用相同长度的编码？或使用相同的规则来编码？答案是否定的，其原因说明如下：
a、两种不同类的物料，就具备不同的物料特性，必须使用不同的方式来加以描述，包括编码的段数都可以不同，更不需要局限于编码长度；
b、一个企业是不断成长或不断改变经营型态的有机体，一个目前正在生产电话机的企业，半年后可以增加生产冷气机，或LCD液晶显示器。原来强制规定物料编码为12码的长度，可能对冷气机是无法满足的编码规则，一旦冷气机的物料使用15码的长度来编码之时，电话机的编码长度是否也要让它改为15码的长度呢？原来公司只有一个深圳厂，后来公司不断发展到东莞有一个厂，苏州有一个厂，马来西亚有一个工厂，日本有两个厂，墨西哥一个厂，而且公司已经有计算机事业处、电器事业处、通讯事业处、化工事业处、纺织事业处、机械事业处……等，不同事业处的物料需要使用相同长度的编码规则吗？
编码规则的规划设计
1）制订编码原则的第一个工作就是：
首先把产业所使用之物料全部加以整理出大分类来，例如：有线电话机类、无线电话机类、手机类、电话总机类、外瞉类、按键类、铭板类、卷标类、开关类、线材类、螺丝类、电阻类、电容类、支架类、半导体类、纸箱类、布疋类、纱种类、皮革类、纸品类、塑料布类……等。先把大分类确定以后，就已经搞定一半的编码工作了。
2）据不同大分类的物料，再制订不同的编码规则
不同大类的物料必定具备其不同之物料特性，例如：功能、尺吋、颜色、部位、形状、阻质、功率、材质、电压系统、生产地、国别、语文别、型号、表面处理、纹案、花版、色码、抗冻、耐火、比重、幅寛、剪毛、刷毛、上浆、亮光、手感、颗粒、耐酸、加工工艺、酸碱值……等数不完的特性。
既然不同大类别的物料具备不同的特性，当然就采取不同的编码规则来规范同一大类别物料之每一段编码规则所代表的意义。布疋类的编码规则肯定和螺丝类的编码规则不同，就没有必要一定采用相同的物料编码长度，当然，电视机的编码规则也一定不会和玻璃类的编码规则相同，有必要一定规定使用相同长度来编码吗？如果规定公司所有物料都采用相同长度编码，这就真的叫做：“做茧自縳”，肯定把自己搞惨了。
a)使用有意义编码，或使用无意义编码的考量因素
如果一个类别的物料，其特性项目不多，使用有意义编码是比较合理的，例如：手机上瞉的编码规则可以定义为：
1－2码代表大分类：“CS”代表外売类；
3－4码代表位置：“UP”代表上売，“LW”代表下売，“LF”代表左売，“RT”代表右売，“BK”代表后売；
5－8码代表机型：例如：0388、T320、S826表示各产品机型；
9－10码代表语文：例如：CN中文、EG英文、AL阿拉伯文、JP日文、TW台湾繁体中文……等；
11－11码代码加工制程：例如，S成型，P涂装，G研磨……等；
12－12码代表颜色，例如：BL蓝色，RD红色，GN绿色，WH白色……等；
13－15代表产品设计变更之版别：例如：1.1，1.2，1.3，1.4，2.1，2.2……等。
如果一个类别的物料，其特性项目太多，使用部份有意义，部份无意义编码会是比较合理的，例如：织布产业的布疋，其特性包括：布种、纱种、织法、码重、幅宽、色码、花版、上浆、起毛、泼水、剪毛、拋光、颗粒、烧毛、手感、柔软度……等，光是物料的特性项目就已经超过20码了，所以，如果使用有意义编号，码数必定超过30码，就会变成一个非常没有效率的编码方式。因此，建议前半段采用有意义编码，后半段采用无意义编码。例如：布种、纱种、织法、码重、幅宽、色码、花版为有意义编码、后段编号则采用流水号来区分其差异。
b)具备功能的物料和不具备功能的物料编码规则订定
i.对具备功能的物料，以物料功能做为大分类的依据，例如：家俱产业的物料大分类：木制饭桌，钢制书桌，沙发，桌面，桌脚，横杆，边条，支架，脚壂，木栓，床壂……等。
具备功能的物料编码最容易处理，例如：桌面的编码规则范例如下：
ZM-3026-BL-LU-001表示：“ZM”即表示桌面的罗马拚音，“3026”表示产品型号，“BL”表示玻璃材质，“LU”代表绿色，“001”代表不同尺吋或加工，或其它特性的差异。
又如：SF-3012-NP-LA-001：“SF”即表示沙发的罗马拚音，“3012”表示产品型号，“NP”表示牛皮材质，“LA”代表蓝色，“001”代表不同尺吋或规格，或其它特性的差异。
ii.对不具备功能的物料，以物料材质做为大分类的依据，例如：
对于不具备功能的物料，例如：铁材，钢材，铜材，铝材，塑料，木材，皮料，玻璃……等，除了使用大分类加以区分之外，直接使用该原材料的厂商＋料号即可。例如：ABS-NY-3001，即表示：ABS塑料原料，南亚公司生产的3001号物料。
c)使用文数字编码，或使用数字编码比较有效率
使用文数字代码比较好，或是数字代码比较好，其实各有优缺点，如果使用数字编码的话，输入物料代码会比较快速，但是记忆起来非常需要时间。使用罗马拚音的方式编码，是比较容易理解物料的种类，在输入物料代码上是否会效率比较差，则因为每个人的熟练度不同而受到影响。
因此，使用文数字编码(Alphabetic)，或使用数字编码(Numeric)比较有效率，各有不同的优劣点，如果使用罗马拚音法编订物料编号规则，使用者不必记忆许多对照表格，就容易在查找或登录数据时快速找到所需要的资料，而发挥工作效率。如果使用数字代码来编订料号规则，对于资深熟练的员工而言，输入数据有可能会稍微快一点，但是对新进人员工而言，则需要背许多物料编码规则对照表，才能了解其每一项代码的意义。因此，对于使用文数字或数字编码，何者比较有效率，并没有绝对的影响，对于计算机键盘经常使用而熟练的人而言，是不会有太大差别的。
d)对于产品设计变更(ECN)的版本处理技术
产品设计变更(ECN)会影响物料编码的问题，这个问题如果没有处理好，就会造成许多员工作业上的失误，进而产生许多不良重工(返工)或报废的损失。
如果每一次物料设计变更都要新增加一个物料编号，则一个产业的料号将会不计其数，而且在MRP2物料控制方面也会产生重大困扰。但是若物料设计变更都不需要新增加一个物料编号，各部门人员如何识别变更前、后的差异呢？
在产品设计变更(ECN)的差异层级上，可以区分为两种情况：
(a)设计变更前的版本和设计变更后的版本可以共享，等到设计变更前的版本领用完之后，再改用设计变更后的版本，即所谓的Running Change，这种情况下，物料编码可以不更改，只要更改其附加的版别字段(字段)即可。因此，物料编号并不会增加。
(b)设计变更前的版本和设计变更后的版本不可以共享，在这种情况下，一定要新增一个物料编码来解决新版本和旧版本的差异问题，同时要对旧物料限制一个有效期限或有效批号，到期之后(到批之后)不得继续使用。
对于产品设计变更(ECN)的物料项目，其父阶的编码是否也要同步修改呢？这个处理原则是相同的，如果子阶物料的设计变更影响父阶物料新旧版本不可以共享，在这种情况下，一定要新增一个父阶物料编码来解决新版本和旧版本的差异问题，否则，只要把父阶物料的附加版本字段更改就可以。往上一层一层展阶的父阶(逆展)均依此原则处理。
如何利用计算机快速完成编码工作
当一个企业的物料编码规则订定完成之后，表示这个企业已经有了一个完整的物料编码制度，但是距离有高度效率的编码作业还有一段很长的差距，例如：有一家日本大型集团企业，为了建立完整的物料编码制度，拟订了四大本的编码规则标准书，研发设计部门每设计出一个新的物料，就要翻阅这四大本的编码圣经，才可以编出一个料号，平均每一个物料编码要使用4分钟才能完成，对于目前竞争激烈的企业环境，这是一个非常没有工作效率的企业。因此，如果能够透过计算机技术辅助编码，让每一个料号只要使用30秒或1分钟就可以编码完成，则研发部门的工作效率将可以大幅提升。
1）计算机辅助编码的功能规划
首先把公司物料编码规则的标准建立在计算机辅助编码系统，就等于把物料编码圣经建立在计算机系统中。当研发设计部门有新增的物料需要编码时，只要在画面上勾选物料之大分类，计算机即会自动提供该项大分类物料的中分类、小分类、细分类、微分类……等字段供编码人员选择，选项完毕之后，物料编号和品名规格……等字段(字段)就全部建立完成，平均应该不超过30秒钟。对于产品研发设计能力强大，设计人员多的企业，非常具备竞争优势。
2）算机自动协助编订物料编号&自动产生BOM用料清表的技术
对于某些产业而言，计算机辅助编码的功能已经不足以满足公司需要，而是需要一个能够自动编订物料编码之外，还要具备能够自动产生产品结构BOM 的功能，这样伟大的幻想，在这个经营管理专业深度结合计算机科技的时代，是很容易被实现的。例如：塑料布/塑料带产业，每一个客户订购的产品项目都是非常杂，而且无法记忆的，包括：材质、颜色、幅寛、层数、厚度、正面压纹、背面压纹、耐火、抗冻、拉力、抗紫外线、印刷、烫金、用途、每疋长度、卷心管……等，如果每一个特性项目有10种选择，则20个特性项目可以产生出10的20次方，即：100,000,000,000,000,000,000项的产品项目，这种产业型态的公司，工作10年的员工也无法记住产品的编码，更不用思考新进的员工了。面对每天增加不同规格的客户新订单，一方面要编订新产品编号，同时又要建立产品用料结构(配方)BOM，以及产品的制造程序，工作指导书，等到有经验的研发人员把资料数据建立完毕，已经花费了多少时间？产业的竞争力如何表现？
因此，为了解决这种产业头痛的问题，包括：纺织业、造纸业、塑料布业、胶带业、皮革业、拉炼业……等，让计算机自动帮您编订产品编号，同时自动产生产品用料结构(配方)BOM，将会是您的企业是否具备产业竞争优势的关键因素。
3）MODEL BOM快速编码&自动产生BOM用料清表的高度技术
如果计算机可以在30秒之内帮我编订一个新的物料编码，这是非常令人兴奋的事情，但是如果计算机竟然在一分钟之内帮我们编订好650个物料编码及其物料内容，同时还帮我们建立好一组新的产品结构BOM，这就不只是让我兴奋的事情，几乎让我马上感到SHOK，太惊讶了！这种编码技术叫做 MODEL BOM的技术，说明如下：
首先将每一类型产品构成的部位项目整理建文件，定义每一个部位的属性，并区分其为通用件或专用件。当一个新产品的型号确定时，把新产品型号，以及相关属性输入计算机辅助画面，计算机就依据 MODEL BOM的结构，配合使用者输入的型号和属性，自动产生该项新产品的所有相关图号、物料编号、产品结构等数据资料，如果有必要局部修正，使用者只要稍微加以修改即可，计算机在短短的1分钟时间之内协助研发设计人员把几乎全部编码和建文件的工作都做完。应用这种MODEL BOM的技术，最关键的工作是：先要把各产品类别的特性、属性分析整理，建立各个明确而精细的编码逻辑工程，并转换为辅助编码的软件系统，等新产品需要编订产品、半成品、原材料编码时，使用者要输入产品型号和相关属性，即可获得计算机自动完成编码的高效化工作目标。
采用PDM和ERP的高度紧密结合技术
如果产品研发设计部门的图号、料号、产品编号等都能够由计算机自动辅助编码，而且，当物料的单图、组立图都画好的时候，所有ERP整合信息管理系统的物料主文件(Item__master)和多阶层的产品结构表(BOM)都同时已经建立完成，这样是不是就可以避免研发部门把资料数据交给DCC(Data Control Center)资料管制中心的人员重复输入的工作，也避免数据的可能输入错误，同时还可以做到研发部门的数据和DCC资料管制中心的数据100%同步化的精确化程度。
以现有的PDM研发管理系统和ERP企业资源规划管理系统，不论使用Autocad，或Creo，或NX……等2D或3D绘图软件，都已经可以做到相互之间无缝接口的程度。
转载自 数字化企业公众号 ◎文丨陈志光
